Buscar
  • Cristina Hernando Pajuelo

Cómo crear un informe o panel Hubspot personalizado paso a paso para comerciales

Actualizado: 18 de jun de 2020

Hubspot es una CRM Inbound marketing y comercial, potente (y caro). Puede que no estés sacando todo el provecho de él. ¿Sabes cómo crear un informe o panel en Hubspot? Si Hubspot no te ofrece el informe que necesitas, puede que tengas que crearlo tú desde cero. Te explico cómo crear un panel Hubspot paso a paso.


¿Qué es un informe o panel en Hubspot?


Antes de nada, clarificar que Hubspot llama Informe a un reporte individual; mientras que un panel Hubspot muestra un conjunto de informes de datos.


¿Cómo crear un informe o panel en Hubspot?


Cuando seleccionamos crear un panel, Hubspot nos lleva a la Biblioteca de paneles. Es ahí donde podemos seleccionar un panel en blanco o muchas otras posibilidades como se observa en la imagen:



Crear un panel Hubspot a partir des paneles pre-configurados.


Lo primero que recomiendo antes de hacer un Informe Hubspot personalizado es verificar lo que propone Hubspot por defecto. También podemos personalizar o reutilizar una parte de un panel que nos propone Hubspot.


Por ejemplo, esta vez, mi cliente me ha pedido un informe para verificar que cada comercial contactaba un cierto número de contactos a la semana. Sí, porque una empresa que tiene un CRM es porque tiene un volumen importante de contactos, y quien dice volumen, dice algún prospecto perdido que otro. Al lío:


En este caso he ido al Panel: Gerente de ventas. Y he encontrado uno que me interesaba:



Llamada Hubspot:


Se refiere al número de veces que un propietario ha consignado una llamada o llamado con la herramienta Hubspot.

En función del contrato que tengas con Hubspot, puedes realizar un número de horas salientes. (no entrantes)

Si tienes una herramienta de Voip como Aircall, si tienes bien configurada la integración con Hubspot, las llamadas deben registrarse.


Correo enviado a contacto:


Reunión:

Todas las reuniones que se han registrado por cada comercial y cada contacto Hubspot.


Como me interesa este informe, voy a 'clonarlo' y llevarlo a mi nuevo Panel.



En este caso, el informe está casi hecho, lo único es que yo lo quiero sobre una fecha personalizada: esta semana.


En ese caso, me voy al informe en mi panel personalizado.

Filtros requeridos: Fecha de actividad 'Esta semana completa'.


Me doy cuenta de que el reporte muestra el número de actividades por comercial y no el número de contactos para los cuales ha habido una actividad.


En este caso, tengo que agregar la propiedad 'contacto asignado'. Para ello, seguir estos pasos:


  1. Clicar en Datos

  2. Agregar la propiedad Actividad

  3. Interacción > Contactos asociados

  4. Siguiente

  5. No olvidar transferir la nueva propiedad desde Propiedades disponibles para mostrar a "Configurar gráfico de barras".

Tras esto, Hubspot da distintas posibilidades a elegir entre el tipo de gráfico, o tabla de datos resumidos. Lo importante es ir probando para ver claramente lo que nos interesa.



Crear un informe para un panel Hubspot desde cero.


Como he indicado, no he encontrado un informe que responda exactamente a la necesidad incial: 'contar el número de contactos para los cuales ha habido una actividad en la última semana'.


Esto quiere decir que necesito un reporte en el que uno de los filtros sea la propiedad 'fecha de última actividad'.


Para ello, voy a crear un reporte o informe desde cero para mi panel hubspot. Desde mi panel, debo hacer 'Agregar informe'. Después:





  1. 'Crear informe personalizado'.

  2. Objeto único (lo que necesito en este caso).

  3. En los filtros, voy a agregar 'fecha de última actividad' es 'Esta semana'

  4. En las propiedades, me aseguro de que tengo las propiedades de: contactado por última vez y propietario del contacto.

  5. Luego arrastro las propiedades hacia configurar gráfico de área.

  6. Selecciono el tipo de gráfico que me parece más claro.


En un informe Hubspot tenemos: filtros, propiedades y presentación.

  • Filtros: la primera etapa, nos permite acotar (fecha, nombre de una lista, propietario, etc).

  • Propiedades: Son los datos que vamos a poder mostrar en nuestro reporte (no tiene por qué coincidir con los filtros).

  • Presentación: vamos a jugar con las propiedades y qué queremos que se muestre.


Con la práctica, serás capaz de identificar informes que puedes reutilizar cambiando solo alguna de las propiedades.


Por ejemplo, si quiero saber el número de empresas que han sido contactadas podría reutilizar el informe que acabo de crear.

  1. Clonas el informe anterior en tu panel y le das un nuevo nombre

  2. Seleccionas modificar.

  3. Te llevará directamente a 'presentación'. Perfecto.

  4. Selecciona 'ver etapa de datos' y elige: 'Nombre de la empresa'.

  5. Arrastrar esta propiedad a configurar gráfico e ir probando.


Espero que te haya resultado fácil este ejemplo. Llevo casi 1 año creando informes y paneles con Hubspot. Para ser ágil con los informes y paneles Hubspot hay que probar mucho.


Si tienes en mente exactamente el tipo de informes que necesitas pero no se te da muy bien configurarlos, no dudes en contactarme.



©2020 par Cristina Hernando Pajuelo